Hoe hot is privacy nu eigenlijk?

Aandacht voor privacy Drop it like it’s hot! Dat zong die Amerikaanse rapper toch? Als iets hot is, laat het maar vallen. Privacy is hot, maar laat het vooral niet vallen! Je kunt geen krant open slaan, een nieuwssite openen of een congres bezoeken en het onderwerp Privacy staat op het menu. Dat leidt tot de vraag; is privacy nou echt zo ‘hot’ of niet?

Ik heb maar besloten dat het HOT is en tegelijkertijd dat het niet gezien moet worden als het grote, onbekende gevaar. Maar dat deze nieuwe wet- en regelgeving een goede reden is om bestaande processen en bestaand beleid weer eens onder de loep te nemen. Hoe goed wordt er eigenlijk omgegaan met de persoonlijke gegevens van bezoekers, klanten en personeelsleden?

Vrijdag 25 mei 2018 komt met rasse schreden dichterbij. Is het onderwerp privacy vergelijkbaar met een schaal met hete kolen, die we uiteindelijk uit onze handen moeten laten vallen? Wat kunnen we als organisatie doen om met een goed gevoel de komende maanden door te komen? Niets doen is in ieder geval geen optie! Eén ding is in ieder geval wel duidelijk; het opstellen van een goed privacy beleid en het (her-) inrichten van de organisatie om AVG ready te worden, vergt tijd en aandacht.

Rechten en plichten

De feiten op een rijtje: in mei 2018 krijgen we in Nederland en Europa te maken met een nieuwe Europese privacywet. Deze verschilt op een aantal onderwerpen van de huidige privacy wet- en regelgeving (Wbp), maar er zijn ook veel overeenkomsten. Een groot verschil is dat er hogere boetes kunnen worden opgelegd. Dat maant wel tot actie. Verder leidt de nieuwe wet tot meer rechten voor de natuurlijke personen waarvan we gegevens verwerken. De uitgangspunten zijn helder. Een betrokkene heeft recht op:

Informatie
Inzage
Kopie
Rectificatie/aanvulling
Vergetelheid
Beperking van verwerking
Overdraagbaarheid
Bezwaar
En het recht om niet onderhevig te zijn aan besluitvorming op basis van automatische verwerking

Deze rechten leiden tot plichten voor organisaties. Welke invloed heeft dit op bestaand beleid en bestaande processen? Vaak is binnen organisaties al veel op orde. Soms zonder dat we het weten.

Privacybeleid

Het advies is dan ook om eerst eens in ogenschouw te nemen wat al geregeld is, voordat we in blinde paniek naar dure advocaten kantoren rennen en vage adviesopdrachten richting duur betaalde adviseurs en consultants gooien. We kunnen immers nog zoveel zelf doen voor 25 mei 2018!

Kijk eens met een kritisch bril naar de eigen organisatie. Ontdek waar de organisatie persoonsgegevens heeft opgeslagen, waar deze worden verwerkt en waar deze voor gebruikt worden. Verbaas je dan eens over de hoeveelheid van gegevens die verwerkt worden en welke processen en systemen daar allemaal mee gemoeid zijn. Maak van deze ontdekkingsreis een schematische weergave. Dit kan het startpunt zijn voor het opstellen van een gedegen privacybeleid.

De tweede stap vloeit voort uit de vraag: voor welke doeleinden worden de gegevens gebruikt en is dat doel aanvaardbaar? Gegevens bewaren om het bewaren, is geen aanvaardbaar doel. Wat dan wel? Gronden voor verwerking van persoonsgegevens zijn:

Toestemming van de betrokkene
Het voldoen aan contractuele verplichtingen
Omdat het volgt uit de wet
Er is een groot algemeen belang
Het is ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene
De verwerker heeft een gerechtvaardigde belang

Bedrijven dienen zorgvuldig omgaan met informatie die direct herleidbaar is naar een natuurlijk persoon en deze gegevens verdienen bescherming. Welke (beveiligings-) risico’s moeten worden vermeden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden met de (software-) leveranciers om de gegevens veilig te bewaren en te verwijderen als ze niet meer nodig zijn? Motiveer deze keuzes in het beleidsdocument en stel verwerkingsovereenkomsten op met de betreffende leveranciers.

Privacy Awareness

Last but not least: werk aan privacy awareness! Dit is eigenlijk stap 0. Wanneer iedereen binnen de organisatie zich bewust is van de risico’s, worden preventieve maatregelen begrepen en gedragen. Privacy is namelijk niet meer zo hot als iedereen zijn bijdrage levert om de risico’s op het verlies van belangrijke, privacy gevoelige informatie te voorkomen.

Masterclass Privacy & camerabeelden

04 mei 2018

Bent u security manager en verantwoordelijk voor het gebruik van camerasystemen? Port Privacy verzorgt voor Panasonic een masterclass over de nieuwe privacy wet en de uitwerking die deze heeft op het gebruik van camerasystemen. Naast uitleg over de wetgeving worden er aan de hand van praktijkvoorbeelden tips gegeven waar u direct mee aan de slag kunt.